Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt.

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Im Klartext bedeutet das, dass E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten (z.B. elektronische Rechnungen, Angebote, Verträge, Geschäftsbriefe, etc.) im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente zu berücksichtigen sind. Es reicht zukünftig nicht mehr aus, ein- und ausgehende PDFs abzulegen, sondern auch relevante Korrespondenz – beispielsweise E-Mail-Inhalte – in einer revisionssicheren Form bereitzuhalten. Also: Aufpassen, denn die Geschäftsführer eines jeden Unternehmens müssen sich hier in der Pflicht sehen und ab dem 1. Januar 2017 den Anforderungen nach der GoBD entsprechen.

Zitat aus GoBD Pkt. 9 Absatz 121: „Bei den Daten und Dokumenten ist – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.“
 

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